İK Departmanları KVKK'yı Neden Ciddiye Almalı?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), yalnızca müşteri verilerini değil, çalışan verilerini de kapsamaktadır. İşe alım sürecinde toplanan CV'ler, sağlık bilgileri, maaş verileri, izin kayıtları, disiplin notları — bunların tamamı KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri ya da kişisel veri olarak işlenmektedir.

Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK), 2023-2025 yılları arasında denetimlerini yoğunlaştırmış; pek çok şirkete idari para cezası uygulamıştır. Cezalar 100.000 TL ile 1.000.000 TL arasında değişebilmekte, bazı ihlallerde ise suç duyurusu yoluna gidilmektedir.

İK Süreçlerinde KVKK Uyumu İçin Yapılması Gerekenler

1. Aydınlatma Yükümlülüğü

İşe alım sürecinde ve mevcut personel için KVKK'nın 10. maddesi gereğince aydınlatma metni sunulması zorunludur. Bu metin; hangi verilerin toplandığını, hangi amaçla işlendiğini, kimlerle paylaşıldığını ve saklama süresini açıklamalıdır.

2. Açık Rıza Alınması

Özellikle sağlık verileri ve biyometrik veriler gibi özel nitelikli kişisel veriler için çalışanın açık rızası alınmalıdır. Bu rıza; özgür iradeye dayalı, belirli konuya ilişkin, bilgilendirilmiş ve açık beyan niteliğinde olmalıdır. Toplu imzalı formlar veya e-posta onayları tek başına yeterli sayılmayabilir.

3. Veri Sahibi Başvurularının Yönetimi

Çalışanlar, KVKK'nın 11. maddesi çerçevesinde haklarını kullanmak için başvuruda bulunabilir. Bu başvurular; verilerine erişim, düzeltme, silme, aktarım ya da işlemenin engellenmesi taleplerini kapsayabilir. Şirketin bu başvurulara 30 gün içinde yanıt vermesi yasal zorunluluktur.

4. Saklama ve İmha Süreleri

Her veri türü için yasal saklama süreleri belirlenmeli ve süre dolunca veriler güvenli biçimde imha edilmelidir. Örneğin iş sözleşmesi ve özlük dosyası belgeleri iş sözleşmesinin sona ermesinden itibaren 10 yıl saklanmalıdır.

5. Teknik ve İdari Güvenlik Tedbirleri

Personel bilgilerine yalnızca yetkili kişilerin erişmesi sağlanmalıdır. Rol bazlı yetki sistemi, şifreli bağlantılar (HTTPS), erişim logları ve düzenli yedekleme bu kapsamda değerlendirilir.

IKNET HRM'in KVKK Uyum Araçları

Uyumsuzluğun Bedeli Yalnızca Para Cezasıyla Sınırlı Değil

KVKK ihlalleri yalnızca mali yaptırım doğurmuyor; şirket itibarını zedeleyebiliyor, çalışan güvenini sarsabiliyor ve nitelikli personel çekmeyi zorlaştırabiliyor. KVKK uyumlu bir insan kaynakları yazılımı kullanmak bu riskleri en aza indirmenin en akılcı yollarından biridir.


KVKK uyumlu İK yönetimine geçin. IKNET HRM'in KVKK modülü ve veri güvenliği özellikleri hakkında bilgi almak için özellikler sayfamızı inceleyin veya bizimle iletişime geçin.